Lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP và 8 sai lầm phổ biến

Bạn cần lưu ý những vấn đề dưới đây để việc triển khai phần mềm ERP được tiến hành như mong đợi.

Khung thời gian triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Bạn cần hỏi nhà cung cấp về quá trình thực hiện sẽ mất bao lâu? Lịch trình chi tiết tiến hành như thế nào? bạn cần cung cấp những thông tin nào cho nhà cung cấp phần mềm?

Tính tùy biến của phần mềm

Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ có đặc thù khác nhau, chính vì vậy phần mềm cũng cần có những tính năng riêng biệt. Khi triển khai bất kỳ giải pháp ERP nào bạn cũng nên yêu cầu nhà cung cấp các thông tin về tính tùy biến của phần mềm. Bạn cần biết rõ các chức năng của phần mềm có phục vụ đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp hay không? Hệ thống có thể được tùy chỉnh ở mức độ nào theo nhu cầu của bạn?

Chi phí triển khai phần mềm quản lý

Trước khi bạn triển khai bất kỳ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào bạn cũng nên lưu ý về chi phí. Bạn cần biết gói phần mềm được chi trả một lần hay chi trả theo tháng. Bạn nên hỏi kỹ bên cung cấp về các khoản chi phí cố định như phí khởi tạo hệ thống và khoản phí phát sinh như phí đào tạo, mua thêm dung lượng…Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉnh sửa hay bổ sung tính năng mới bạn phải chịu chi phí cho các trường hợp này. Vì vậy hãy yêu cầu nhà cung cấp phần mềm ERP một bảng giá chi tiết nhất có thể.

Di chuyển dữ liệu

Bạn nên tham khảo ý kiến từ nhà cung cấp ERP mới về việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ hay việc nhập tay dữ liệu lên hệ thống. Hay nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ bạn nhập dữ liệu ban đầu hay không? Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và đẩy nhanh tiến độ triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP.

Cập nhật và bảo trì phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Bạn cần hỏi nhà cung cấp phần mềm về các vấn đề phát sinh liên quan đến cập nhật hệ thống và bảo trì. Bạn cần nắm rõ quy trình thêm tính năng mới, thay đổi số lượng người dùng, tùy chỉnh báo cáo mới hoặc các thay đổi khác. Các khoản chi phí phát sinh sẽ tính như thế nào? Khi nhà cung cấp có tính năng mới bạn có được sử dụng hay không?

Hoạt động tập huấn, đào tạo

Bạn phải đảm bảo nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Vì vậy, bạn cần biết các khoảng thời gian cũng như chi phí cho các buổi đào tạo như thế nào? Các buổi đào tạo nào miễn phí và buổi đào tạo nào bạn phải trả phí. Ngoài ra, bạn nên hỏi về các dịch vụ hỗ trợ, giải đáp thắc mắc từ nhà cung cấp trước khi triển khai ****phần mềm ERP

8 sai lầm mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai ERP

Không lập kế hoạch chi tiết trước khi triển khai

Nhiều doanh nghiệp quan niệm rằng việc triển khai ERP sẽ cải thiện một cách kỳ diệu tất cả các quy trình kinh doanh, quy trình làm việc và tăng hiệu quả của họ chỉ sau một đêm. Thế nhưng, thực tế đã chứng minh, để triển khai thành công cần rất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc. Do đó, doanh nghiệp cần có một kế hoạch kỹ lưỡng để vạch ra những việc quan trọng cần làm, tránh gây gián đoạn đến quá trình kinh doanh. Việc lập kế hoạch toàn diện sẽ cung cấp một lộ trình chắc chắn để doanh nghiệp tự động hóa ERP thành công.

Ngày nay, phần mềm ERP đã phát triển, không chỉ đơn thuần chỉ là “chất keo kết dính” các phân hệ mà còn là một công nghệ tiên tiến hỗ trợ cho doanh nghiệp. Phần mềm ERP ngày nay có thể được truy cập từ mọi nơi, cung cấp thông tin trong thời gian thực và có thể dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng khác. Do đó, việc đánh giá ERP kỹ lưỡng là hoàn toàn cần thiết. Một thực tế phổ biến là nhiều doanh nghiệp chỉ lựa chọn giải pháp ERP dựa trên lời khuyên hay các bài “review” mà không hè có sự xem xét thận trọng trước khi triển khai phần mềm, dẫn đến tổn thất vô cùng lớn về thời gian, tiền bạc, nhân lực của công ty..

Không lắng nghe ý kiến của nhân viên

Nhân viên là những người nắm rõ các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp nhất. Vì thế, họ hiểu doanh nghiệp thiếu gì và cần gì để công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi. Nhưng không có nhiều doanh nghiệp lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên. Do đó, họ thường chọn triển khai ERP theo xu hướng chứ không nhằm mục đích giải quyết những khó khăn cho nhân viên, dẫn đến các giải pháp ERP thường không đạt hiệu quả cao.

Không chọn được phương pháp triển khai phù hợp

Ngày nay, một nhà sản xuất có thể lựa chọn triển khai hệ thống ERP cài đặt hoặc ERP đám mây. Trước khi chọn một phương pháp triển khai, điều quan trọng là phải hiểu ưu và nhược điểm của chúng.

Thiết lập tại chỗ yêu cầu một nhóm CNTT chuyên dụng độc lập, mảng máy chủ & phần cứng truyền thông, khu vực lưu trữ chuyên dụng, chi phí cơ sở hạ tầng một lần cao… Thiết lập tại chỗ là hợp lý nếu nó hoàn toàn đáp ứng được mục tiêu của tổ chức và chiến lược kinh doanh. Không nhà sản xuất nào muốn đầu tư vào một giải pháp không bền vững cho hoạt động kinh doanh của họ. Thiết lập đám mây không phức tạp khi toàn bộ nền tảng phần cứng nằm ở nhà cung cấp đám mây và chi phí thấp hơn.

Không có phương pháp triển khai hiệu quả

Nhiều tổ chức muốn hoàn thành việc triển khai ERP sớm nhất nên thường lựa chọn triển khai ERP cùng một lúc. Mặc dù cách tiếp cận này giúp cắt giảm thời gian, chi phí và đảm bảo ROI nhanh chóng, nhưng mặt trái của nó là làm gián đoạn hoạt động kinh doanh bình thường, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Trong trường hợp thất bại, việc quay trở lại hoạt động trở lại hệ thống cũ sẽ rất khó khăn và dẫn đến tổn thất đáng kể trong sản xuất và doanh thu.

Xét theo nhiều khía cạnh, để giữ cho hệ thống được kết nối và tích hợp tốt, Cloudify khuyên doanh nghiệp nên tiếp cận theo từng giai đoạn là lựa chọn tốt nhất.

Kỳ vọng không thực tế

Ngay từ khi bắt đầu triển khai, các nhà quản lý mong đợi ERP sẽ được triển khai với tốc độ nhanh chóng và muốn xem kết quả trong nháy mắt. Bởi họ đã mất rất nhiều tiền để đầu tư vào dự án này và lo sợ rủi ro thất bại sẽ xảy ra. Tuy nhiên, cần thận trọng hiểu rằng việc triển khai ERP là một quá trình dài hạn và cần tập trung vào việc triển khai nó ngay trong toàn bộ tổ chức chứ không phải lo lắng về kết quả tức thì và ROI.

Thiếu thông tin liên lạc giữa các phòng, ban, ngành

Tất cả mọi người đều chú tâm vào các hoạt động hàng ngày và việc triển khai ERP đồng thời mà không nhận ra sự cần thiết phải trao đổi những thông tin thay đổi quan trọng với nhau. Thiếu thông tin liên lạc là một trong những lý do chính khiến việc triển khai không thành công và nó có thể xảy ra ở bất kỳ bộ phận và hệ thống nào. Các giám đốc điều hành có trách nhiệm chính là gửi các thông tin quan trọng cho mọi nhân viên trong toàn tổ chức. Tương tự như vậy, họ cần phải nhận thức được các vấn đề và yêu cầu của nhân viên để đưa ra quyết định chính xác.

Thiếu quy trình quản lý thay đổi

Việc triển khai ERP sẽ tạo ra sự thay đổi mang tính bước ngoặt đối với nhà sản xuất về con người, quy trình cũng như công nghệ. Trong khi công nghệ và quy trình có thể được khắc phục với quy hoạch phù hợp, thì vấn đề nhân sự lại cần phải thận trọng.

Nhà quản lý cần phải cung cấp cho nhân viên những thông tin mới nhất về quá trình triển khai ERP. Ngoài ra, họ cũng cần sắp xếp một bản đồ lộ trình rõ ràng để thông báo cho mỗi nhân viên về tương lai của họ trong tổ chức và những kỹ năng nào họ sẽ cần phải học. Chỉ có một quy trình quản lý thay đổi mạnh mẽ mới giúp giảm thiểu khả năng chống lại sự thay đổi và vượt qua những thách thức chuyển tiếp quan trọng.